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Esercitazione

Come preparare i vostri dati in un foglio di calcolo Microsoft Excel® per il servizio etichette metalliche pre-stampate di InfoSight

Introduzione

Per utilizzare il servizio etichette metalliche pre-stampate di InfoSight, dovete farci pervenire i vostri dati in modo da poterli stampare sulle vostre etichette.   Al momento, il modo più veloce per inviare i vostri dati è tramite un foglio di calcolo Excel.   La maggior parte delle aziende dispone della versione premier dell'applicazione foglio di calcolo di Microsoft ma, per quelli che ne sono sprovvisti, la suite open-source (e gratuita) OpenOffice consente di creare facilmente fogli di calcolo in formato Excel.

Layout delle etichette

Il primo passaggio della creazione del file dati Excel consiste nell'individuare i campi dell'etichetta che riceveranno i dati.   Non tutti i campi di un'etichetta devono essere inclusi nel file di dati.   Alcuni campi (ad esempio il nome dell'azienda) non cambiano mai pertanto sono considerati "costanti" o "fissi".   Altri campi devono avere dati diversi su ogni etichetta, pertanto devono ricevere i dati dal file di dati.

Ecco un esempio di layout delle etichette creato per il nostro Tutorial sul layout delle etichette del produttore LabeLase® , che presenta un'etichetta con molti campi dati. Notate che alcuni campi sono fissi, ad esempio le parole "DIMENSIONI:" e "LUNGHEZZA:", e non cambiano mai da etichetta a etichetta.  Altri, come "#43 METRIC (#14 BAR)" e "64FT 6.00 IN" sono (o possono essere) diversi su ogni singola etichetta.   Questi campi variabili sono quelli da includere nel foglio di calcolo Excel.  Noi aggiungeremo gli altri campi fissi al vostro layout in modo che non cambino.

Tenete presente che creeremo i campi con i codici a barre partendo dagli altri campi di testo del vostro layout e nel vostro file di dati.  Se i dati da codificare nel codice a barre non provengono dagli altri campi di testo, e non possono essere derivati da questi, dovrete aggiungere nel foglio di calcolo una colonna specifica per il codice a barre.   Se non siete sicuri, contattate il vostro rappresentante vendite InfoSight oppure la fabbrica per ricevere assistenza..

Righe e colonne

Una volta identificati i campi che dovranno ricevere i dati dal file di dati, è possibile iniziare a creare il foglio di calcolo Excel.

Colonne - Ogni campo del layout dell'etichetta richiede una colonna nel foglio di calcolo.  Consigliamo di inserire nella prima riga del foglio di calcolo il nome di ogni campo presente nelle rispettive colonne.  In tal modo ci aiuterete ad abbinare perfettamente il formato del vostro foglio di calcolo al layout dell'etichetta che creeremo per ricevere i dati.   Anche se non è obbligatorio inserire i nomi dei campi nella prima riga, ci aiuta a ridurre la possibilità di errori durante l'elaborazione delle etichette.

Righe - Ogni etichetta che desiderate stampare deve avere una riga nel foglio di calcolo.   Durante l'elaborazione del vostro foglio di calcolo, prenderemo una riga del file alla volta e sostituiremo direttamente il contenuto di ogni colonna con il campo associato nel vostro layout di etichetta.  Pertanto, ogni riga del foglio di calcolo corrisponde a un'etichetta.   Se desiderate stampare più di una copia dell'etichetta, consultate la sezione successiva.

Nell'esempio seguente, il foglio di calcolo Excel contiene 6 righe di dati.  La prima riga contiene semplicemente il nome di ogni campo per aiutarci a collegare i dati del file ai campi del layout, come mostrato di seguito. 

Notate che la colonna "I" è etichettata come "CONTEGGIO" e contiene un numero che non corrisponde a nessuno dei campi del layout dell'etichetta.   Si tratta di un campo aggiuntivo utilizzato per controllato il numero di etichette che possono essere stampate per ogni riga di dati del file.  Nella sezione seguente verrà spiegato più dettagliatamente.

Stampa di copie multiple di ogni etichetta

In genere, ogni riga del foglio di calcolo corrisponde a un'etichetta stampata.  Se desiderate più di una copia della stessa etichetta, sembrerebbe logico ripetere semplicemente la stessa riga per il numero di volte necessario.   Potete seguire questo procedimento, se lo desiderate, tuttavia ciò potrebbe dare vita a molti dati duplicati e a file di grandi dimensioni.   Fortunatamente, c'è un modo migliore per stampare copie multiple di ogni etichetta.

Una volta creata una colonna nel foglio di calcolo per ogni capo nel proprio layout di etichetta, aggiungete un altro campo alla destra dell'ultimo campo dati.   Questo campo è il campo "conteggio", ma potrete etichettarlo come nella prima riga del file, se lo desiderate.   In questo campo dovete semplicemente inserire il numero di etichette che desiderate stampare utilizzando i dati di quella riga.   Se lo desiderate, potete avere un conteggio diverso per ogni riga, dipende solo da voi.

Suggerimenti e consigli

Ecco qualche consiglio che vi aiuterà a creare più facilmente un foglio di calcolo che soddisfi le nostre esigenze e riduca i problemi.

Potete scaricare un foglio di calcolo Excel di  esempio con il formato idoneo.  Vi darà un'idea di come strutturare il file del foglio di calcolo.

Conclusione

Si conclude il nostro tutorial sulla creazione di un foglio di calcolo Excel contenente i dati per il vostro ordine di etichette pre-stampate.  Una volta salvato il foglio di calcolo, potete inviarlo tramite e-mail al vostro rappresentante vendite InfoSight oppure all'indirizzo sales-it@infosight.it.

Vi ringraziamo per aver utilizzato il nostro servizio di etichette metalliche pre-stampate.

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Excel® è un marchio registrato di Microsoft

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